Se lancer dans la création d'une entreprise - ou d'une association à caractère professionnel - constitue souvent un acte de courage, voire un défi.
De nombreuses motivations peuvent toutefois présider à cette prise de décision, comme par exemple le souhait de développer une activité en toute indépendance permettant en prime d'y associer ou d'y pratiquer une passion personnelle.
Toutefois, une telle décision, si elle présente des aspects passionnants, exige également de satisfaire à de nombreuses démarches administratives incontournables, dont la domiciliation du siège social de l'activité envisagée.
Aussi jetterons-nous dans cet article un regard panoramique sur les caractéristiques, les modalités et les divers aspects de cette domiciliation, en en soulignant au passage l'importance.
La notion de domiciliation d'activité entrepreneuriale ou associative.
Pour qu'une structure d'activité professionnelle puisse être clairement localisée, notamment par l'administration et les tiers avec lesquels elle aura affaire tout au long de son exercice (prospects, clients, fournisseurs, partenaires…), il s'avère indispensable de lui prévoir une adresse de siège social. C'est ce que l'on appelle la domiciliation d'entreprise ou d'association.
Cette adresse officielle lui permettra de recevoir, tout d'abord, tous les courriers et documents officiels liés à l'existence légale de l'activité, mais également, si cette adresse constitue également celle de l'exercice technique de l'activité, toutes les lettres commerciales, les paquets, etc.
Considérant son importance dans le fonctionnement de l'entreprise, la détermination de cette adresse de domiciliation s'avère donc obligatoire dès le départ, et même avant tout commencement de fabrication et de livraison des produits ou services de la société ou de la micro-entreprise.
La mention de cette adresse de domiciliation sera d'ailleurs exigée dans les formulaires officiels de déclaration de création et de démarrage de l'activité à remettre à l'administration pour attester de la création de la structure.
Cette domiciliation officielle permettra en outre d'attester de la nationalité de la société - ou de la micro-entreprise -, de déterminer les instances concernées en cas de problème administratif, de litige ou de contentieux, ainsi que la fiscalité précise applicable à l'activité.
L'importance de la domiciliation de l'entreprise ou de l'association
Ainsi qu'il a déjà été mentionné, la domiciliation d'une entreprise ou d'une association - surtout si cette dernière développe une activité para-professionnelle dans l'économie sociale et solidaire (ESS) par exemple - est obligatoire.
Si, à la création, cette obligation n'est pas remplie, le dossier de demande d'immatriculation de la structure au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) sera automatiquement rejeté par le greffe du tribunal de commerce dont doit relever la structure.
Le justificatif de domiciliation à joindre au dossier sus mentionné peut revêtir plusieurs formes en fonction de sa nature. Une simple facture permettra de justifier de la domiciliation d'une micro-entreprise sur le lieu de résidence de l'auto-entrepreneur, et un contrat de domiciliation prouvera l'installation de l'entreprise dans un "centre d'affaires" domiciliataire.
Rappelons qu'en outre, à ce titre, la qualité de cette domiciliation s'avère essentielle aux plans juridique et fiscal bien entendu, mais également en terme de marketing, de communication et de performance de l'activité commerciale.
A ce titre, il s'avère éminemment efficace de s'orienter vers un lieu physique d'installation aisément identifiable par tous, et si possible d'excellent aloi. D'ailleurs, les "centres d'affaires" qui développent des activités de domiciliataires ne s'y trompent pas qui choisissent le plus souvent des zones industrielles connues pour y ériger des bâtiments de prestige, qui plus est aisément accessibles et abondamment desservis par tous les modes de transport utiles aux activités.
Toutes ces caractéristiques permettent ainsi de doter l'entreprise d'une image de marque très positive aux yeux des prospects, clients, fournisseurs, partenaires... et de fidéliser tous ces interlocuteurs…
Enfin, la détermination de l'adresse de domiciliation permet de sélectionner le support où seront insérées les publications légales obligatoires, les instances où déposer les comptes annuels, et de déterminer le tribunal compétent pour toutes les questions relevant de la vie juridique de la structure.
Ne pas oublier toutefois que le lieu physique d'implantation impactera fiscalement le niveau de la Contribution Foncière de l'Entreprise (CFE), certaines localisations s'avérant plus coûteuses que d'autres à ce niveau-là. D'où l'intérêt de se renseigner soigneusement en amont.
Comment envisager la domiciliation d'une structure d'activité ?
Comme il a déjà été insinué, toute structure d'activité peut prétendre à une domiciliation.
En revanche, certaines activités comme les professions libérales réglementées sont sujettes à certaines restrictions en termes de choix des adresses de domiciliations.
Toutefois, il existe différentes possibilités de domicilier une entreprise ou une association.
La domiciliation en centre d'affaires exerçant une activité de domiciliataire
Ainsi, l'une des formes les plus courues et efficaces actuellement consiste, comme il a déjà été dit plus haut, à faire domicilier sa structure au sein d'une société disposant d'un local dédié à cet effet et disposant d'un agrément préfectoral pour offrir ce service de domiciliataire.
Outre l'image souvent prestigieuse qu'elle confère à l'activité, elle met à sa disposition toute une infrastructure et une logistique d'assistance : secrétariat commun, accueil téléphonique centralisé (avec éventuellement possibilité de transfert d'appel), réception et éventuellement renvoi du courrier vers une autre adresse (y compris les lettres recommandées avec accusé de réception, moyennant une délégation de pouvoir de signature), transmission de télécopies (quoique cette technologie soit maintenant largement remplacée par le transfert de courriels), location de bureau à l'heure, à la semaine, au mois, à l'année..., mise à disposition d'espaces de "coworking" (bureau paysager), de salles de réunions, voire de locaux-ateliers ou d'entrepôts pour les activités artisanales.
Par ailleurs, cette adresse de domiciliation, répétée sur tous les documents de l'entreprise (papier à entête, plaquettes de présentation, cartes de visite, devis, factures…) confère indéniablement un certain "standing" - voire un "standing" certain - à l'activité… et à son promoteur et son équipe !
La domiciliation sur le lieu de résidence du dirigeant
Le promoteur de l'entreprise peut tout à fait, en effet, si la nature propre de son activité le permet, la domicilier à son domicile personnel.
Cette formule, souvent perçue comme plus simple, plus pratique, plus économique et plus "gérable", surtout au démarrage, peut aussi constituer une possibilité de démarrage plus rapide, pour peu que la nature des produits et services proposés ne constituent pas une gêne ou une source de trouble pour le voisinage.
Outre tous les avantages exposés ci-dessus, cette domiciliation peut représenter une notable simplification de l'organisation de départ, pour peu qu'elle n'engendre pas une confusion préjudiciable entre la vie professionnelle et la vie personnelle, notamment pour les créateurs ayant par ailleurs la responsabilité d'une vie de famille avec femme - ou mari - et enfants, si les deux membres du couple ne sont pas impliqués tous les deux dans l'activité.
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