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Domiciliation d'entreprise
8 min

Le concept de "domiciliation" ?

Par
L'équipe de domiciliation Siize
Le
12/7/2022
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Définition

La domiciliation consiste en une nécessité pour l'ensemble des entreprises - ou des associations développant une activité de l'économie sociale et solidaire par exemple -françaises, de se doter d'une adresse administrative et fiscale pour y recevoir tous les courriers officiels, administratifs, commerciaux, et autres afférents à leurs activités. Titulaire d'une fonction tout à la fois pratique et symbolique, la domiciliation participe à des enjeux importants pour le fonctionnement pratique de la structure, mais également pour son image, tant aux yeux de ses contacts extérieurs que pour ses collaborateurs de l'intérieur.

La domiciliation d'entreprise est bien entendu une obligation pour les sociétés industrielles, commerciales ou de services, mais également pour les structures individuelles et les micro-entreprises (ex-auto-entrepreneurs).

Ainsi, une entreprise ou une association bénéficie du droit d'être domiciliée ou dans ses locaux propres, ou dans ceux d'une entreprise tierce, ou encore à l'adresse personnelle du gérant ou du président, selon la nature de la structure (EURL, SARL, SAS, SA, etc.) ou enfin à une adresse négociée avec une entreprise offrant un service de domiciliation et appelée "domiciliataire" ou, plus communément et simplement, "centre de domiciliation".

Cette entreprise domiciliataire permet aux entrepreneurs associatifs ou sociétaires de disposer ainsi d'un "siège social" légalement déclaré leur permettant de recevoir leurs courriers administratifs, commerciaux, officiels, etc., et bien sûr de disposer de locaux pour leurs réunions, leurs assemblées générales, et la réception de collaborateurs, de partenaires, de prospects, de clients, de fournisseurs, de visiteurs, etc.

 

Domiciliation d'une entreprise : principe général ?

La domiciliation est indispensable pour pouvoir bénéficier d'une immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Registre des Métiers). Il est en effet incontournable pour un entrepreneur de disposer d'un "siège social", qu'il s'agisse d'une structure sociétaire, d'un entrepreneur individuel ou d'une activité associative.

 L'adresse administrative de la structure doit obligatoirement figurer sur la totalité des documents officiels, administratifs et commerciaux, à savoir, par exemple, les devis, les bons de commande, les factures, les plaquettes, les cartes de visite, etc.

Quelle que soit sa structure ou sa raison sociale, la domiciliation permet de bien identifier l'entreprise ainsi domiciliée. Elle constitue, entre autres, une indication utile de sa nationalité ainsi que de son statut juridique et fiscal.

 

Domiciliation d'une entreprise en "centre d'affaires"

Cette formule, de plus en plus en vogue, permet de faciliter toutes les démarches de création d'une activité tout en se conformant à toute la législation en vigueur. Par ailleurs, le recours aux services d'un domiciliataire peut souvent présenter un très grand intérêt stratégique : afficher une adresse prestigieuse, bénéficier d'un cadre d'accueil privilégié, disposer de toute une série de services annexes ou connexes constituent en effet des avantages non négligeables.

Cette forme de domiciliation nécessite toutefois l'élaboration et la signature d'un contrat de domiciliation entre le domiciliataire, ou centre d'affaires, et le domicilié, soit l'entreprise cliente recourant aux services du premier. Ce contrat doit être légalement prévu pour une période d'un trimestre au minimum, assortie d'une clause de tacite reconduction, sauf, naturellement, en cas de résiliation avec préavis.

Ce contrat doit comporter obligatoirement les références de l'immatriculation et de la dénomination sociale du domiciliataire, ainsi que le numéro d'agrément préfectoral qui lui a été accordé pour l'autorisation d'exercer cette activité réglementée.

Une entreprise plus modeste, ne pouvant être qualifiée de "centre d'affaires" au sens strict du terme, peut également proposer ses locaux à une autre pour lui servir de domiciliation. Il lui faut alors toutefois introduire un dossier de demande d'autorisation préfectorale d'exercer cette activité, avec obtention du numéro correspondant qui devra là aussi être mentionné sur le contrat de domiciliation liant les deux parties.

Toutefois, dans le cas où le domiciliataire évoqué ci-dessus n'est pas propriétaire des lieux, il lui faudra obligatoirement obtenir un accord écrit émanant du propriétaire bailleur des lieux.

Et ce domiciliataire, quel qu'il soit, doit pouvoir mettre à disposition de son entreprise cliente domiciliée des locaux répondant à toutes les exigences habituelles : possibilité de conservation et de consultation des documents administratifs, confidentialité des réunions, surveillance des espaces d'activité, etc.

Vous pouvez retrouver toutes nos adresses de domiciliation à Bordeaux et dans tous les autres départements et villes dans notre annuaire.

 

Cas particulier de la domiciliation d'une association

La création d'une association, notamment à activité socio-économique à but non lucratif par exemple, exige également de disposer d'un siège social faisant également office d'adresse de domiciliation.

Tout comme pour une entreprise de type "classique", cette domiciliation constitue une formalité obligatoire lors de la déclaration de création. Cette obligation vise à  permettre d'identifier précisément la préfecture de déclaration de l'association, les instances administratives et les hiérarchies juridiques dont elle va dépendre en cas de litige ou de responsabilité pénale. Sa domiciliation permet par ailleurs de définir l'instance préfectorale compétente susceptible de lui délivrer diverses autorisations, notamment pour organiser une loterie ou procéder à un appel à des dons par exemple.

 

Du choix du lieu de la domiciliation associative

Une association a la possibilité de choisir de domicilier son siège social dans un immeuble qu'elle possède en propre, ou dans un bâtiment collectif privé ou public, comme par exemple les maisons des associations, souvent mises à dispositions par les services municipaux de certaines villes.

Il lui est également possible, selon les moyens dont elle dispose (fonds ou ressources propres) ou qu'elle espère obtenir (subventions par exemple), de louer un local ou de recourir aux prestations d'une société de services pouvant recevoir et expédier son courrier. En l'espèce, elle se fait alors domicilier comme une entreprise "classique" du domaine marchand.

Enfin, une association a la possibilité de se domicilier au domicile de l'un de ses membres, sous certaines conditions. En général, c'est l'appartement d'habitation - ou le local d'activité professionnelle - du président ou de l'un des membres du bureau du conseil d'administration qui est choisi pour siège social.

Il est à noter que la forme associative permet plus de liberté concernant sa domiciliation. Ainsi, les statuts peuvent indiquer une domiciliation dans une ville, sans préciser l'adresse exacte, et mentionner que le siège social peut être transféré sur simple décision commune des membres du bureau. Cette mesure facilite grandement les démarches en cas de changement de commune. Enfin, l'adresse de gestion peut être différente de celle du siège social, à condition de la déclarer précisément.

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