Qu'est-ce que la domiciliation d'entreprise ?
Encore trop peu connue des candidats entrepreneurs, et même parfois des conseils sollicités pour les assister dans la création de leur activité, la domiciliation d'entreprise, souvent également appelée "domiciliation commerciale", constitue une manière simple, souple, pratique et économique de démarrer une activité socio-économique, que ce soit sous forme associative du type ASBL (Association Sans But Lucratif, mais qui met à disposition des services contre facturation, et donc rémunération) ou de société commerciale, artisanale, industrielle ou de services de type "classique".
Tentons donc de permettre une meilleure connaissance de cette formule, la "domiciliation d'entreprise", très intéressante pour démarrer une activité "indépendante".
Bien au-delà de l'image d'Épinal de la simple utilisation d'une "boîte aux lettres "servant d'adresse postale "officielle" déclarée pour justifier du siège social de son activité économique, la domiciliation d'entreprise offre bien plus de services et d'avantages.
Mais il convient tout d'abord d'attirer l'attention sur le contexte légal encadrant ce mode d'organisation.
Tout d'abord, la future "domiciliée" – soit l'entreprise bénéficiaire d'un service de domiciliation – doit s'assurer que le domiciliataire – à savoir l'entreprise tierce exerçant une activité de domiciliation – dispose bien, en conformité avec la loi du 1er janvier 2011, d'un "agrément préfectoral" officiel, préalable et indispensable pour exercer en toute légalité et mettre à disposition des entreprises ce service de domiciliation.
Pour pouvoir bénéficier de ce "permis de domicilier" délivré par la préfecture du lieu d'immatriculation de la société domiciliataire, cette dernière doit prouver formellement qu'elle est en capacité de mettre à disposition de ses "domiciliés" des locaux parfaitement opérationnels et dont elle est propriétaire ou pour lesquels elle dispose d'un bail commercial en bonne et due forme. Elle doit également justifier de la parfaite honorabilité des dirigeants ou gérants de l'entreprise domiciliataire. Pour apparaître comme fort contraignantes, ces mesures rigoureuses permettent de renforcer la légitimité des structures et des établissements mettant à disposition une activité de domiciliation assortie de tous les services annexes propres à faciliter le démarrage et le développement des sociétés domiciliées, ainsi qu'une garantie de sérieux pour ces dernières, leurs partenaires, leurs fournisseurs, leurs prospects, leurs clients, etc.
On constate ainsi que l'exercice de la domiciliation va bien plus loin que la simple mise à disposition d'une boîte aux lettres pour justifier d'un "siège social" officiel.
Rappelons en effet que, dans son acceptation minimale, la "domiciliation" consiste dans le fait de doter une entreprise d'une adresse juridique officielle, parfois distincte de celle où s'opère matériellement l'activité propre de l'entreprise. Cette possibilité est parfois utilisée afin de bénéficier à bon compte d'une adresse de prestige, beaucoup plus valorisante, ou tout simplement plus accessible. Cette démarche permet, selon les circonstances, d'acquérir une crédibilité plus significative aux yeux d'investisseurs ou de partenaires potentiels. Elle est toutefois rigoureusement encadrée par l’article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 dont voici le résumé d'un extrait :
"Toute personne qui installe, dans des locaux occupés en commun par une ou plusieurs entreprises, le siège de son entreprise, ou lorsque ce siège est situé à l’étranger, une agence, une succursale ou une représentation, présente à l’appui de sa demande d’immatriculation le contrat de domiciliation conclu à cet effet avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux. Ce contrat, qui revêt une forme écrite, doit être stipulé pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation".
L'entreprise spécialisée et agréée peut ainsi fournir une prestation de domiciliation incluant la récupération du courriel postal ou des colis, la location de bureaux individuels ou en espaces de "coworking", la mise à disposition de salles de réunion, et cela sous forme très temporaire - à l'heure, à la demi-journée, à la journée – ou plus étendue – à la semaine, au mois, à l'année… Cette formule s'avère très pratique et économique pour une jeune entreprise bénéficiant de ressources encore limitées et recherchant donc une souplesse de fonctionnement et de gestion.
Avantage administratif et fiscal ?
Le "centre d'affaires" (c'est ainsi que l'on appelle aussi le domiciliataire qui met le service à la disposition de plusieurs entreprises clientes) permet ainsi à la jeune entreprise - ou association - de bénéficier d'une adresse juridique et fiscale de manière logistiquement simple et pratique, notamment au moment de sa création.
Avantage financier
Le "centre d'affaires" d'accueil offrant un service de domiciliation permet à l'entreprise en création de diminuer sensiblement les frais de lancement et de fonctionnement de la structure, et aussi de limiter les coûts fixes en faisant parfois des charges variables. Cette forme de domiciliation permet également de bénéficier de la réduction de certaines cotisations obligatoires.
Avantages logistiques, organisationnels et d'image
Le recours à un domiciliataire pour se faire domicilier permet de manière souple :
· de disposer d'une adresse postale dotée de toutes les normes officielles de légalité et présentant toutes les caractéristiques de sérieux recherchées ;
· d'être assuré d'une gestion professionnelle rigoureuse des courriers et colis ;
· de gagner en visibilité et en crédibilité aux yeux des prospects, des fournisseurs, des clients, des partenaires, voire même de l'administration ;
· de bénéficier parfois d'une adresse prestigieuse ou d'une installation dans un bâtiment professionnel de haut standing à des conditions avantageuses ;
· de préserver la confidentialité et la tranquillité de la vie privée, la résidence personnelle étant séparée du siège social "domicilié" de l'activité ;
· de profiter de la gestion, voire du filtrage, des visiteurs de tous ordres ;
· éventuellement, de profiter d'un secrétariat groupé équipé : accueil, standard, gestion de rendez-vous, etc.
· cet inventaire synthétique ne présentant naturellement pas un caractère exhaustif.
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