Une entreprise qui se crée doit satisfaire à un certain nombre de critères administratifs ,légaux, techniques et commerciaux.
Elle exige en priorité de ses créateurs qu'ils aient "dans la tête ou entre les mains", entre autres, l'idée ,le concept, la technologie, le savoir-faire, l'organisation, et aussi et surtout la perception réaliste du marché susceptible de permettre à l'entreprise un développement harmonieux et sécurisé.
En termes administratif et légal, une fois qu'une bonne partie des conditions énoncées ci-dessus sont potentiellement remplies et raisonnablement validées, permettant de passer à la phase opérationnelle de création, l'entreprise en gestation devra fournir aux administrations référentes l'adresse officielle de l'activité naissante, appelée le "siège social".
A ce titre, l'entreprise peut choisir en toute liberté son siège social, et de nombreuses possibilités sont à sa disposition pour ce faire.
Pourquoi ne pas choisir la domiciliation au domicile du dirigeant de l'entreprise
Dans le cas d'une activité artisanale légère ou de prestation de services (tels les consultants intervenant à distance en "télétravail" ou directement chez le client) n'exigeant pas une logistique lourde de fonctionnement en interne, le créateur d'entreprise a la possibilité de choisir son domicile pour en faire le "siège social" de l'activité ,et ainsi la domicilier, tel que l'exige la législation.
Cette formule présente l'avantage de la simplicité pratique et technique, et l'intérêt d'une solution économique de domiciliation, pour peu que l'occupant du local d'habitation soit propriétaire de son logement ou titulaire d'un bail en bonne et due forme, et pas nécessairement commercial.
Toutefois, en cas de logement dans une résidence collective, le créateur d'activité devra s'assurer auprès du conseil syndical de l'immeuble de la possibilité effective de démarrer son activité dans son local d'habitation. Cette solution est par exemple praticable uniquement dans le cas d'une activité ne portant pas de préjudice au voisinage :nuisances sonores, trop de "va et vient", difficultés de livraisons, activité polluante, exercice de nuit, etc.
Cependant, en principe, et moyennant les réserves ci-dessus la domiciliation d'une entreprise au domicile de son représentant légal est possible sans limitation de durée.
En revanche, il n'est pas possible de domicilier une entreprise au domicile de l'un de ses associés qui ne dispose pas du statut de dirigeant dans l'entreprise.
Domiciliation dans un local commercial autonome
Cette deuxième solution consiste à acquérir ou louer un local pour y installer et domicilier l'activité, si celle-ci exige une logistique et une organisation plus importantes que dans la première possibilité mentionnée ci-dessus.
Dans le cas de l'acquisition, et en raison du coût et/ou des engagements financiers conséquents que cette formule implique, il importe de s'être sérieusement assuré en amont de la faisabilité et de la viabilité du projet, étant donné les charges fixes relativement lourdes de gestion que l'activité devra assumer dès son démarrage. Un plan de trésorerie très sérieux et réaliste, voire un peu pessimiste pour prendre en compte tous les aléas possibles, est fortement recommandé dans ce cas.
La formule de la location d'un local commercial, assortie donc d'un bail éponyme (bail commercial) présente un risque moindre de départ, même s'il comporte quand même souvent une charge de départ conséquente, si l'on y ajoute les investissements d'équipement nécessaires à l'activité prévue.
Domiciliation dans les locaux d'une autre entreprise
Toute entreprise étant libre de choisir son siège social, elle peut donc choisir cette troisième solution, à savoir une domiciliation dans les locaux d’une entreprise tierce généralement appelée "centre d'affaires", dont l'activité principale consiste précisément à domicilier d'autres entreprises, et qui est légalement habilitée à mettre à disposition un service de domiciliation.
Dans ce cadre, la société hébergée ,dite le domicilié, et la structure d'accueil et d'hébergement, dite le domiciliataire, doivent être liés par un contrat de domiciliation, lequel ne peut pas être inférieur à trois mois. Ce contrat de domiciliation doit comporter plusieurs mentions obligatoires à savoir :
· l'identité de la personne physique ou la raison sociale de la personne morale ;
· l'adresse précise de la domiciliation ;
· les prestations fournies par le domiciliataire et les tarifs associés ;
· les modalités de paiement et de rupture de contrat ;
· les obligations du domicilié ;
· la mention de l'agrément préfectoral d'activité pour le domiciliataire
Dans cette formule de domiciliation, le domicilié et le domiciliataire doivent chacun répondre à certaines obligations légales :
Le domicilié doit impérativement fournir les informations précises concernant son identité et celle de son entreprise.
Le domiciliataire doit être immatriculé au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), doit disposer d'un agrément préfectoral d'exercice de la profession (et le référencer sur le contrat de domiciliation, voir ci-dessus), et fournir chaque année au centre des impôts le registre complet de la liste à jour de ses domiciliés.
Ces dispositions visent à permettre la lutte contre la fraude fiscale, le blanchiment des capitaux, le financement du terrorisme, et la possibilité de repérage de toutes autres activités illicites.
Le domiciliataire doit enfin mettre à disposition du domicilié un espace permettant de tenir des réunions de manière confidentielle et doit informer le greffe du tribunal de commerce à l'issue de chaque contrat de domiciliation
Les avantages de la domiciliation en "centre d'affaires" dit le "domiciliataire"
En termes logistiques et pratiques , la domiciliation dans un centre d'affaires permet de bénéficier immédiatement d'une structure en général parfaitement équipée et bénéficiant aussi de ressources humaine souffrant un accueil permanent sur place, tant au domicilié qu'à ses partenaires ,ses fournisseurs, ses prospects, ses clients, etc., ainsi que le service de réception du courrier administratif, légal, commercial, etc.
Par ailleurs, cette formule permet des économies substantielles, certains centres d'affaires offrant en outre des possibilités de location de bureaux et de salles de réunions pour de courtes durées.
Le recours à la domiciliation en centre d'affaires permet également de réduire sensiblement le coût des démarches administratives incontournables, ainsi que la fiscalité afférente, dont notamment la CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
Enfin, pour tous les partenaires de l'entreprise, une adresse dans un centre d'affaires en général installé dans un bâtiment de grande qualité, bien situé en centre ville ou en zone commerciale nouvelle, souvent quasiment neuf, facile d'accès et offrant en général du stationnement gratuit, confère une image prestigieuse à l'entreprise qui y est domiciliée.
Sans compter que pour un démarrage d'activité très économique, il est possible de trouver des offres de domiciliation à partir de quelques dizaines d'euros mensuels à peine, pour les services de base.
Il est également possible actuellement, grâce aux nouvelles technologies, d'obtenir un contrat de domiciliation enligne, complétant les possibilités de démarches numériques pour l'immatriculation de la société au CFE (Centre de Formalité des Entreprises)et/ou au Tribunal de Commerce.
Aussi, les entrepreneurs créateurs d'entreprises, ou les entreprises désirant créer des filiales, des représentations commerciales nationales ou étrangères, seront bien inspirés d'étudier attentivement ces solutions de domiciliation en centres d'affaires.
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