Dès lors que l'on décide de créer une entreprise se pose la question du choix de son siège social, et donc également de sa domiciliation.
Ce choix ne concerne pas uniquement l'emplacement d'installation de la société ; en effet, il importe de se poser aussi la question de savoir où il est possible de domicilier l'entreprise, de quels services on peut bénéficier en conséquence selon le mode d'implantation choisi, et quel budget est-on prêt à y consacrer.
Quels sont les choix d'implantation et de domiciliation ?
1. Entreprises individuelles : il est toujours possible, en fonction de la nature "légère" de l'activité, d'installer l'entreprise au domicile de l'entrepreneur... et donc de l'y domicilier.
Cette possibilité est également praticable pour des sociétés dont l'activité n'est pas susceptible de générer des nuisances pour l'environnement.
Mais il existe également le recours à la location d'un local dédié à l'activité, qu'il soit autonome ou en colocation avec une autre activité dans le même ensemble immobilier, ou dans un bâtiment artisanal ou industriel collectif.
Une autre démarche consiste, pour les entrepreneurs qui disposent des moyens financiers adéquats, et qui décident et acceptent de les "immobiliser", carrément d'acquérir un local à usage professionnel.
Enfin, une solution très pratique et opérationnelle consiste à recourir à une société de domiciliation agréée dont l'un des métiers consiste précisément à accueillir et à héberger d'autres entreprises, et donc à les domicilier.
Pourquoi choisir une société de domiciliation ?
Une société de domiciliation commerciale, autrement appelée "domiciliataire", met le plus souvent à disposition des entreprises domiciliées un certain nombre de services annexes très utiles à des entrepreneurs qui démarrent une activité.
Ainsi, le secrétariat centralisé du domiciliataire offre en général dans le forfait de base un service de réception, de classement et de tenue à disposition du courrier de l'entreprise domiciliée.
Moyennant un léger surcoût, ce même secrétariat se charge du renvoi de ce courrier par la poste, selon une fréquence négociée avec les responsables de l'entreprise domiciliée, si ceux-ci ne se trouvent pas en permanence sur les lieux du domiciliataire parce qu'ils ont seulement choisi un contrat de base de domiciliation, sans location de bureau ou d'atelier sur place par exemple.
Avec le développement des nouvelles technologies, ce service peut également prendre la forme d'une numérisation du courrier reçu par "scan" et son renvoi par courriel, méthode nouvelle permettant un appréciable gain de temps et de coût.
Ce service, maintenant très répandu, permet une domiciliation commerciale éloignée du lieux d'activité (voir présentation d'un exemple argumenté plus bas).
À quel endroit choisir sa société domiciliataire ?
Le choix de la localisation géographique de son entreprise de domiciliation est moins neutre qu'il n'y paraît.
Choisir ce domiciliataire à proximité de son lieu d'habitation facilite grandement les contacts avec son secrétariat, notamment pour la récupération des courriers et autres paquets, dans le cas d'une activité artisanale par exemple.
Si ce domiciliataire fonctionne également comme un centre d'affaires, comme c'est généralement le cas, cela facilite également la location en son sein de bureaux ou de salles de réunion, en fonction des besoins et des impératifs de l'activité développée.
Toutefois, pour des questions d'image de marque et de prestige, certaines entreprises, qui développent pourtant leurs activités dans le domaine du luxe, mais en province, souhaitent se doter d'un siège social dans la capitale, et pourquoi pas sur les Champs Élysées, localisation prestigieuse s'il en est ! Ainsi, la domiciliation se trouve mise en cohérence avec la nature "luxueuse" des produits fabriqués et diffusés.
À quel coût se domicilier ?
En fonction des moyens de l'entreprise, et de la trésorerie qu'elle souhaite consacrer à sa domiciliation, il appartiendra à l'entreprise soucieuse de se domicilier de comparer soigneusement les offres des domiciliataires identifiés.
Les services de numérisation des courriers reçus et de leur renvoi par voie électronique peuvent amplement justifier un surcoût du contrat de domiciliation, au regard de l'économie de déplacement et de temps, et dont d'argent, qu'ils permettent.
Par ailleurs, cette numérisation permet de faire suivre rapidement - voire immédiatement -, et à coût quasiment nul des documents ou informations, par renvoi électronique des fichiers ainsi créés, évitant dans la foulée les risques d'égarement postal ou de coursier de ces documents.
Ainsi, pour nous résumer, une domiciliation commerciale de base - même dans la capitale - est accessible à partir d'une quinzaine d'euros mensuels. Certains domiciliataires, pour attirer les entreprises, offrent même gracieusement l'assistance aux premières démarches administratives de domiciliation.
Et, pour une dizaine d'euros mensuels supplémentaire environ, ces mêmes domiciliataires incluent au contrat la numérisation et le renvoi du courrier, comme il a été décrit plus haut.
Qu'elles sont les formalités de déclaration de création et de domiciliation d'une société ?
Une fois la question du choix de la domiciliation d'une entreprise en création résolue comme il a été indiqué ci-dessus, il convient de procéder à toutes les formalités administratives d'immatriculation de celle-ci.
Avant la disposition gouvernementale qui va être présentée ci-dessous, cette immatriculation donnait lieu à de multiples déclarations et fournitures de formulaires renseignés à diverses administrations.
C'est quoi le nouveau guichet unique dédié aux formalités des entreprises ?
Par souci de simplification des démarches administratives pour les entreprises, le gouvernement a procédé à la création d'un guichet administratif numérique unique.
Ce guichet unique a été présenté mi-novembre 2022 par les instances gouvernementales en charge du dossier. Il est conçu sous la forme d'un site internet centralisant l'ensemble des démarches administratives précédemment réparties sur diverses administrations.
Il permet, bien entendu une fois tous les paramètres de l'entreprise définis - y compris la domiciliation de son siège social - de procéder "en ligne" à l'ensemble de ses déclarations auprès des divers organismes avec lesquels elle devra entretenir des contacts durant tout le temps de son activité, de la création à la cessation d'exercice, en passant par tous les éventuels changements et/ou évolutions d'activité.
Le Ministère de l'Économie a par ailleurs précisé que le recours à ce site guichet unique, déjà accessible en ligne en cette fin d'année 2022, deviendrait obligatoire à compter du début de l'année 2023 ? C'est à cette date, annonce le ministère, que "le site unique remplacera les six réseaux de Centres de Formalités des Entreprises (CFE) qui existaient depuis les années 1980" et étaient gérés, notamment, par les Chambres de Commerce et d'Industrie (CCI), les greffes des tribunaux de commerce et l'URSSAF. "Désormais, un seul formulaire dynamique en ligne sert à effectuer toutes les déclarations", assure le gouvernement. Et d'ajouter : "La création de ce site unique vise à faciliter les démarches des entreprises qui étaient complexes jusqu'à présent".
Cas de l'immatriculation des micro-entreprises
Toutefois, certes soucieuse de centralisation maximale des diverses démarches administratives, la conception du site a déjà été considérée comme pas assez aisée d'utilisation, notamment dans le cas des micro-entreprises, les auto-entrepreneurs trouvant l'utilisation du site pas vraiment adaptée à leur cas.
En effet, la "fracture numérique", déjà constatée chez les particuliers, notamment d'un certain âge, n'épargne pas les TPE-PME… dont font naturellement partie les micro-entreprises qui devront renseigner les 39 écrans "peu intuitifs" remplaçant leurs précédentes démarches assez basiques de domiciliation, de déclaration et d'immatriculation…
Gageons que les autorités, toujours soucieuses de simplifier la vie des entrepreneurs, prendront rapidement en compte ces remarques.
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