Chaque partie mentionnée dans cet article, à savoir d'une part le domiciliataire (qui offre un service de domiciliation), et le domicilié (qui bénéficie de ce service de domiciliation) doivent chacun remplir des conditions précises pour pouvoir conclure ensemble un contrat de domiciliation.
Cette législation sur la domiciliation est régie notamment par la loi n° 84-1149 du 21 décembre 1984.
Quel est le principe de la domiciliation ?
La domiciliation est l'une des premières étape du processus entrepreneurial. Dans le cadre des mesures gouvernementales mises en place pour faciliter la création et le développement d'entreprises, la loi a ouvert la possibilité aux sociétés (personnes physiques ou morales) immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), au moment de leur immatriculation, de choisir pour siège social :
- soit une domiciliation temporaire dans le local de résidence du créateur ou du représentant légal de l'entreprise, cette domiciliation ne pouvant excéder une durée de vingt-trois mois ;
- soit une adresse de domiciliation collective au sein d'un "centre d'affaires" habilité à exercer l'activité de domiciliataire, et donc autorisé à domicilier des personnes physiques ou morales dûment enregistrées comme entrepreneuses auprès des instances officielles ; cette possibilité n'est toutefois ouverte qu'aux personnes ne disposant pas d'un local professionnel en propre, en location ou en pleine propriété.
Quelles sont les conditions pour pouvoir exercer l'activité de domiciliataire ?
Concernant les obligations du domiciliataire, l'article L 123-11 du code du commerce dispose que :
- le domiciliataire doit, de son côté, être enregistré au Registre du Commerce et des Sociétés ;
- être en mesure de mettre à la disposition du ou des domicilié(s) des locaux conformes à la législation en vigueur, à savoir capables d'accueillir les membres dirigeants ou opérateurs des entreprises domiciliées pour leur permettre de tenir leurs réunions de direction, d'administration, de gestion et de surveillance de l'activité de leurs entreprises ;
- la mise à disposition sur place de services permettant la tenue, la conservation, l'archivage et la consultation à tout moment, bien entendu aux heures ouvrables, voire parfois en dehors de ces horaires, des livres, registres, et documents divers prescrits par la loi et les règlements en vigueur ;
- en matière de locaux, il est exigé du domiciliataire la mise à disposition des domiciliés d'un bureau au moins, affecté prioritairement à ces mêmes domiciliés ; cette mise à disposition de bureau doit être formellement mentionnée comme prestation incluse dans le contrat de domiciliation ;
- en revanche, il est admis que, par mesure de tolérance, le domiciliataire ne soit pas toujours astreint à conserver en permanence les documents comptables et juridiques des entreprises domiciliées si le contrat de domiciliation fournit en annexe une attestation sur l'honneur du représentant de l'entreprise domiciliée indiquant précisément le lieu où est tenue la comptabilité et où sont conservées les pièces comptables correspondantes ; le domicilié doit par ailleurs s'engager à mettre ces documents à la disposition de l'administration sur les lieux de sa domiciliation ;
- le domiciliataire devra demander annuellement au domicilié confirmation formelle de la disposition ci-dessus.
Pourquoi être domicilié chez un domiciliataire ?
Conformément au décret d'application n° 85-1280 du 5 décembre 1985, le domicilié, de son côté, doit satisfaire aux conditions de domiciliation suivantes :
- il lui faut utiliser effectivement - et exclusivement - les locaux mis à sa disposition par le domiciliataire pour y exercer son activité professionnelle ;
- s'il est en entreprise individuelle, il se doit d'informer régulièrement le domiciliataire de toute modification de son activité, de son état civil, et de son domicile ;
- s'il est une personne morale, il doit également tenir informé son domiciliataire de tout changement intervenu - ou à intervenir - sous peu de sa forme juridique, de son statut, de son objet et du domicile de ses dirigeants ;
- il est tenu de donner au domiciliataire un mandat postal pour lui permettre de recevoir toute notification en son nom de domicilié, et notamment les envois en recommandé, et plus particulièrement avec accusé de réception ;
- le domicilié doit assimiler sa domiciliation commerciale au siège social qu'il est habilité, en qualité d'entrepreneur, à fixer dans les locaux loués au sein du "centre d'affaires" agissant en tant que domiciliataire ;
- il est important de retenir que la domiciliation fiscale détermine juridiquement le lieu d'imposition d'une entreprise, qu'elle soit individuelle ou sous forme de personne morale ;
- cependant, cette domiciliation fiscale ne peut être admise au sein d'une entreprise domiciliataire que si le contribuable concerné ne dispose d'aucun local professionnel tiers où il exerce la direction de l'entreprise et / ou son activité.
Il est par ailleurs impératif de noter que, selon le bulletin officiel des impôts, en son instruction du 06 novembre 1996, la demande de domiciliation fiscale auprès d'un domiciliataire sera refusée dans les cas suivants :
- si, comme déjà mentionné, l'entreprise dispose par ailleurs d'un autre local professionnel d'exercice de l'activité concernée ;
- si les conditions exigées du domiciliataire ne sont pas respectées par lui ;
- si, inversement, le domicilié ne respecte pas les conditions exigées par son statut ;
- si le domicilié oublie ou néglige de répondre aux courriers à lui adressés par l'administration.
Toutefois, si toutes ces conditions sont respectées, vous pouvez d'ores et déjà repérer l'adresse de domiciliation qui correspondra au mieux à vos besoins dans l'Hérault, le Gard et tous les autres départements.
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