Très souvent, un primo créateur d'entreprise a en général domicilié son activité, sous le statut de Travailleur Indépendant (TI), de Travailleur Non Salarié (TNS) ou de micro-entrepreneur, soit à son domicile personnel, soit en étant colocataire d'un local d'activité, soit sous forme d'hébergement dans une pépinière d'entreprise (dans le cas des start-ups innovantes notamment).
Quelles sont les raisons de la volonté de changement de domiciliation ?
A un certain moment du développement de son activité, un entrepreneur confronté à une expansion de sa société souhaite alors faire évoluer la domiciliation de sa structure.
S'il est encore hébergé dans une pépinière d'entreprise, il va de toute façon devoir faire migrer sa domiciliation, l'hébergement dans ce type de structure publique d'aide au démarrage étant le plus souvent à durée limitée, juste pour accorder à la "jeune pousse" les conditions et le temps de grandir, et de se rapprocher d'une certaine maturité.
Par ailleurs, l'entrepreneur souhaite également en profiter pour se doter d'une adresse et de locaux à la configuration prestigieuse de nature à conforter le développement que connaît sa société, afin d'acquérir de nouveaux prospects et clients grâce à cette nouvelle installation, voire de permettre une optimisation de sa gestion, dont des allègements fiscaux permis au niveau de certaines implantations.
Quelles sont les conditions de la migration de domiciliation ?
Mais ce changement de lieu de domiciliation répond à certaines règles administratives précises qu'il convient de connaître et de respecter, afin de conserver sa légalité à la nouvelle domiciliation envisagée.
Au démarrage initial de l'activité, une société, quelle que soient sa structure ou sa taille, a élaboré des statuts dans lesquels doit être mentionnée, entre autres indications obligatoires, l'adresse légale de domiciliation du siège social de l'entreprise.
Au moment du transfert de ce siège social, la nouvelle domiciliation devra naturellement remplacer la précédente sur les statuts qui auront été actualisés au regard de la nouvelle installation prévue, et un certains nombre de documents justificatifs devront être produits aux administrations de référence, et faire notamment l'objet d'un enregistrement au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalité des entreprises dont dépend la nouvelle adresse de domiciliation.
Choisir avec soin la nouvelle adresse de domiciliation
Optimisation de la gestion de la domiciliation
Selon le lieu et les conditions choisis pour la nouvelle domiciliation, le coût fiscal de celle-ci peut très sensiblement varier. En effet, la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE), basée sur la valeur locative du local occupé pour l'activité, et sur sa situation d'implantation, varie notablement selon sa position géographique et administrative.
Ainsi, le recours à un contrat de domiciliation avec une société domiciliataire permet de circonscrire très opportunément le poids de cette fiscalité incontournable. L'adresse de l'établissement, et la surface louée – envisagée et programmée au plus juste - permet d'en limiter la fiscalisation.
Règles de transfert de domiciliation pour les sociétés de différents statuts
Le transfert du siège social d'une Société à Responsabilité Limitée (SARL) ne peut être effectif que suite à la tenue d'une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ou Extraordinaire (AGE) à laquelle sont conviés dans les formes légales (LR/AR adressée quinze jours au moins avant la date de cette AG) l'ensemble des actionnaires de la société. Les porteurs de trois quarts des parts sociales de la société doivent être présents ou représentés (avec les pouvoirs correspondants) à cette assemblée générale (3).
La démarche de transfert de la domiciliation du siège social d'une Société par Actions Simplifiée (SAS) ou d'un Société Anonyme (SA) s'avère en général plus simple que celle de la SARL sus-mentionnée.
Pour ce qui concerne la SAS, seules font foi les dispositions initialement stipulées dans les statuts de la société. Dans la mesure où leur formulation a été intelligemment conçue et rédigée, la seule décision des instances dirigeantes de la société suffit pour procéder à la modification des dispositions de la domiciliation de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, l'accord formel de l'ensemble des associés est requis pour procéder au transfert de domiciliation de la société.
Pour une Société Anonyme (SA), la procédure dépend du choix du lieu de transfert de domiciliation de la société. S'il est prévu dans le même département - ou dans un département limitrophe - dans l'Hexagone, une simple décision du Conseil de Direction (ou Directoire) ou du Conseil de Surveillance suffit à procéder à la modification des statuts dans ce sens. Mais ces instances doivent y avoir été autorisées au cours d'une AG préalable.
Si, par contre, ce transfert de domiciliation doit s'effectuer vers une destination plus lointaine, voire à l'étranger avec un changement de nationalité de la société éventuellement, la tenue d'une AGO s'avère obligatoire avec un accord formel à la majorité des 2/3 des associés.
Dans le cas d'une Société en Nom Collectif (SNC), la décision de transfert de domiciliation de la société doit être approuvée à l'unanimité des associés. Par ailleurs, l'autorisation de modification doit être accordée aux dirigeants au cours d'une AG par un accord à l'unanimité, sauf si les statuts prévoient explicitement la possibilité d'un accord à la majorité simple de la moitié des associés.
Le transfert de domiciliation d'une Société Civile Immobilière (SCI), pour sa part, s'avère relativement plus simple encore, puisqu'il n'est soumis qu'aux dispositions stipulées dans les statuts de la société, la législation en vigueur étant parfaitement discrète à ce sujet. Si, par contre, les statuts de cette société ne sont pas parfaitement explicites sur les conditions requises, l'accord à l'unanimité des associés est requis.
Quelle que soit la forme de la structure, la décision de transfert de domiciliation doit faire l'objet d'un procès verbal d'assemblée daté et signé, et certifié conforme par le dirigeant de la société.
Publicité du transfert du siège social de domiciliation de la société
Une fois la décision définitivement adoptée, elle doit faire l'objet d'une publication dans un journal d'annonces légales proche du lieu de domiciliation.
En cas de transfert à l'intérieur du même département, l'annonce devra mentionner :
• La raison sociale de l'entreprise,
• La forme sociale de la société,
• Le capital social de la structure,
• L’adresse du nouveau siège social,
• L’adresse et le numéro du RCS et de l’ancien siège social.
Dans le cas d'une migration dans un autre département, l'annonce devra préciser en outre :
• La mention du transfert du siège social,
• Le SIRET de la société,
• L’adresse du nouveau RCS,
• Et ce dans les deux départements concernés : celui du départ et celui de l'arrivée.
Démarche ultime de déclaration de domiciliation
Pour être définitivement entériné, le transfert de domiciliation doit naturellement être déclaré, soit au greffe du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise transférée, soit au centre de formalités des entreprises dont dépend la société.
Cette déclaration doit être accompagnée d'un dossier comprenant :
• Un formulaire M2, dûment complété et signé,
• Une copie du PV d'assemblée de modification des statuts,
• Une copie des nouveaux statuts actualisés avec la nouvelle domiciliation,
• Une copie de l'attestation de publication de l’avis dans un journal d’annonces légales,
• Un chèque du montant des frais, établi à l’ordre du greffe du tribunal de commerce.
Toutes ces démarches effectuées dans les formes ci-dessus décrites, la nouvelle adresse de domiciliation devient alors officielle.
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